Путь к эффективному бизнесу: процессная аналитика и ее ключевые этапы 

Процессная аналитика (или бизнес-процессная аналитика) — это ряд методов, а также общее название подхода, который направлен на изучение и улучшение бизнес-процессов с помощью анализа данных. Качественный анализ – база для последующей оптимизации и автоматизации процессов, от ключевых до самых малозаметных на общем фоне. Он требуется в любой отрасли. 

В условиях современного бизнеса скорость принятия решений и оперативность внедрения изменений играют ключевую роль. Процессная аналитика помогает организациям максимально эффективно управлять процессами и принимать верные решения для повышения производительности.

Что включает в себя процессная аналитика?

Процессная аналитика представляет собой комплекс методов и инструментов, с помощью которых можно исследовать и оценивать текущие бизнес-процессы, а также выявлять возможности для их оптимизации. Суть заключается в том, чтобы понять, как работают процессы внутри компании, какие из них эффективны, а какие нуждаются в улучшении или автоматизации. Необходимо исследовать деятельность как небольших проектов, так и крупных фирм со множеством продуктов, сотрудников, офисов и филиалов.

Процессная аналитика включает в себя:

• сбор и обработку данных о текущих бизнес-процессах;
• моделирование процессов для выявления узких мест и возможных улучшений;
• оценку производительности процессов и их компонентов;
• автоматизацию и оптимизацию процессов с использованием современных технологий и инструментов.

Для автоматизации этих задач используются специальные инструменты, такие как BPM-системы (Business Process Management), ERP-системы (Enterprise Resource Planning), аналитические платформы и модели.

Цели процессной аналитики

Основная цель процессной аналитики — найти слабые стороны организации и повысить эффективность бизнес-процессов, снизить затраты. В долгосрочной перспективе это позволит добиться повышения коммерческой эффективности бизнеса и обеспечить его устойчивое развитие. 

Использование аналитических инструментов позволяет:

• вести оптимизацию операционных процессов – в том числе выявлять и устранять избыточные, неэффективные этапы в операционных процессах; 
• наладить управление качеством – аналитика позволяет отслеживать и улучшать процессы, связанные с контролем качества продукции или услуг, например, выявлять причины возникновения дефектов или задержек в производственном процессе;
• оценить производительность и затраты, выявить, какие этапы бизнес-процессов требуют больше всего времени или ресурсов, а какие из них являются наиболее затратными для бизнеса;
• автоматизировать рутинные задачи – инструменты помогают определить, какие процессы можно автоматизировать, а какие требуют выполнения вручную или тщательного контроля со стороны специалиста;
• улучшать клиентский опыт – процессная аналитика помогает улучшить взаимодействие с клиентами путем оптимизации процессов обслуживания, уменьшения времени отклика, обработки заявок и обращений, сокращения сроков выполнения заказов, повышения качества предоставляемых услуг;
• оценивать риски и управлять ими – идентифицировать потенциальные риски и угрозы, оперативно реагировать и минимизировать их влияние;
• принимать взвешенные и обоснованные решения, что способствует улучшению стратегического планирования и повышению конкурентоспособности компании.

В структуре бизнеса всегда множество процессов – вне зависимости от его масштабов. Каждый процесс состоит из отдельных событий. Отдельные события и целые процессы могут быть избыточными, ненужными. Другие же могут требовать улучшения. 

Например, в производственной компании можно улучшить процессы коммуникации с клиентом или поставщиком. Возможно, ответы службы поддержки обычно идут слишком долго? Из-за этого компания может терять клиентов. Любой мелкий сбой может оказаться критичным. Это касается и согласования важных вопросов, закупки сырья, логистики. Возможно, потребуются новые регламенты и стандарты работы, разбор ошибок, обучение персонала или другие изменения. 

Качественная реализация практических мер по оптимизации поможет минимизировать финансовые затраты, сократить время на проведение операций. Оптимизация в масштабах компании, в свою очередь, позволит снизить операционные расходы и повысить общую прибыльность.

Алгоритм аналитики

Первый и наиболее важный шаг – идентификация процессов и их моделирование. Здесь требуется полная прозрачность. На начальном этапе важно выявить, подробно рассмотреть и задокументировать все ключевые бизнес-процессы компании. Это позволяет наглядно представить, как выполняются различные задачи, увидеть их взаимосвязи.После моделирования процессов необходимо провести их анализ. Он включает в себя:

• учет времени, затраченного на выполнения задач;
• подсчет затрат, в том числе использование трудозатрат и других ресурсов компании;
• выявление узких мест и проблемных областей.

Основная цель аналитики на этом этапе — выявить избыточные действия, излишние затраты, дублирующие функции или неэффективное использование ресурсов.После выявления проблем необходимо предложить решения по их устранению. В качестве решения может выступать внедрение новых технологий, автоматизация задач, пересмотр структуры процессов или изменение политики взаимодействия между подразделениями. Качество коммуникации между отделами – важный фактор, который напрямую влияет на эффективность бизнеса. 

После внедрения изменений важно отслеживать их результаты. Мониторинг позволит убедиться, что улучшения действительно привели к увеличению эффективности. Для отслеживания используется регулярный мониторинг ключевых показателей (KPI) и аналитика.

Инструменты процессной аналитики

Для эффективного проведения процессной аналитики компании используют различные инструменты и технологии. К ним относятся, например, аналитические платформы для сбора и анализа больших объемов данных, различные системы и технологии. 

Система интеллектуального анализа бизнес-процессов Process Mining на Case Platform позволяет вести непрерывный аудит ключевых процессов. Это мощный инструмент для автоматизированного сбора и анализа данных из информационных систем компании. Результаты анализа процессов формируются на основе фактических данных из внешних и внутренних систем. 

Итоги анализа – это наглядная визуальная презентация полученных данных. Технология помогает выявить скрытые недостатки, проблемные места и возможности автоматизации. Внедрение процессной аналитики требует серьезных усилий и знаний, но в долгосрочной перспективе она приносит значительные выгоды, повышает конкурентоспособность компании и обеспечивает ее устойчивый рост.