Как эффективно управлять бизнес-процессами

В реалиях российского рынка, продолжающего активно следовать по пути импортозамещения, всё больше отечественных компаний внедряет BPM-системы на основе платформенных вендорских решений. Благодаря им, бизнес получает возможность не только оперативно запустить полноценный механизм управления бизнес-процессами, но и отказаться от дополнительных финансовых вложений, которые необходимы при собственной разработке.

«По известным причинам в последние годы список BPM-систем, доступных российскому бизнесу, значительно изменился: 

  • рынок покинула компания Terrasoft, предлагавшая наиболее популярное SaaS-решение Creatio;

LCAP-решения от Oracle, IBM и SAP также стали недоступны для бизнеса или доступны с урезанном формате», – комментирует Артем Белычев, директор по развитию Case Studio. 

На фоне этих изменений переход на отечественные BPM-системы не только необходим, но и неизбежен. И в этом нет никакой трагедии – на сегодняшний день отечественный софт демонстрирует стабильность, зрелость и высокий уровень сервиса, не уступающие зарубежным аналогам. 

О том, что такое BPMS и как low-code подход интегрируется в BPM-концепцию, рассуждаем в сегодняшней статье. 

Что такое BPMS

Business Process Management System (BPMS) – это программное обеспечение, реализующее концепцию процессного управления (BPM) в программной среде. 

BPMS рассматривает работу компании как набор процессов, а не как набор функций. То есть объектом BPM-системы является не работа отдела продаж или закупок, а процесс продажи, процесс поддержки клиентов, процесс управления снабжением и т.д. И уже исходя из этого понимания, строится работа по реинжинирингу бизнес-процессов в BPMS.

Основная задача BPMS-систем – выстраивание эффективных бизнес-процессов в компании: взаимодействия людей и порядка выполнения различных операций для получения быстрого и качественного результата.

Понятие эффективного бизнес-процесса предполагает, что каждый сотрудник не только четко понимает свои функции и задачи своего отдела в рамках оргструктуры, но и осознает, каким образом его работа влияет на конечный результат процессов, в которых он участвует. 

BPMS помогает в том, чтобы сделать все происходящие в компании бизнес-процессы более прозрачными, устранить задержки и обеспечить наилучший контроль. 

Работу с BPMS-системой можно разделить на 4 основных этапа – моделирование (1), исполнение (2), контроль (3)  и оптимизация (4) бизнес-процесса. 

Моделирование бизнес-процессов 

Когда начинается работа с BPM-системой, первый шаг – это построение диаграмм, которые определяют саму суть бизнес-процессов и схему их протекания. Далее моделируется, с какими данными будет работать программа, откуда и как будут загружаться эти данные. Пройдя первый этап, мы получаем готовые схемы с выстроенной логикой бизнес-процессов

Исполнение бизнес-процессов 

После того, как для каждого бизнес-процесса разработана своя модель, BPMS может создавать и поддерживать на базе каждой модели любое количество бизнес-процессов одновременно. 

→ «Умная» система BPM знает, на какого сотрудника нужно переключить текущий бизнес-процесс после того, как предыдущий сотрудник закончит его обрабатывать. То есть она предполагает использование логических схем с многочисленными «или» и «если», что позволяет выполнять работу эффективно даже при возникновении затруднений и нестандартных ситуаций. 

При этом для каждого бизнес-процесса автоматически формируется список задач, после чего система самостоятельно отслеживает выполнение каждой задачи и автоматически обрабатывает те данные, для которых не требуется участие сотрудников. 

Контроль бизнес-процессов

BPMS также предполагает возможность контроля: 

  • на каком этапе находится конкретный бизнес-процесс в данный момент времени;
  • с какими показателями выполняется процесс (последовательность, затраченное время, комментарии сотрудников);
  • каков будет следующий этап. 

Кроме того, в BPMS каждый руководитель – сообразно со своими правами – может просмотреть полный список текущих и завершенных процессов, а также своевременно получать уведомления о тех из них, которые выполняются некорректно.

Оптимизация бизнес-процессов

Гибкость эффективной BPM-системы должна позволять: 

  • легко редактировать схемы бизнес-процессов и соответствующих им веб-форм;
  • вносить правки «на лету» – не останавливая работу системы и даже отдельного бизнес-процесса. 

Low-code и BPM: управление процессами без привлечения программистов

Функционал BPM все чаще упоминают вместе с возможностями low-code. Это не удивительно: во многом именно проектирование бизнес-процессов зародило подход к созданию ПО без привлечения программистов. 

→ Low-code – логичное эволюционное развитие разработки корпоративного программного обеспечения, позволяющее бизнесу решать задачи быстрее и дешевле – качественно меняет процесс автоматизации

  • расширяет круг специалистов, которые могут работать с решением, закрывая основную часть задач, касающуюся бизнес-логики;
  • значительно повышает скорость разработки;
  • позволяет вести разработку наглядно и небольшими итерациями. 

На практике low-code становится средой, в которой BPM-система результативно и качественно развивается. Это ведет к увеличению эффективности, сокращению затрат и повышению конкурентоспособности. Такой основой для развития BPMS и является отечественная low-code платформа Case Platform.

Преимущества BPMS на Сase Platform

Основное преимущество, которое BPM-системы дают бизнесу – это гибкость, возможность оперативно улучшать производственные показатели. Говоря детальнее, с их помощью можно: 

  • значительно улучшить операционное управление, автоматизировав все бизнес-процессы компании и сделав управление ими более прозрачным; 
  • постоянно наращивать эффективность бизнес-процессов, непрерывно развивая внедренную BPM-систему. 

→ Особой ценностью для крупного бизнеса обладают BPM-системы на базе low-code технологий. 

С помощью BPMS на Case Platform бизнес получает возможность: 

  • упростить разработку;
  • решить проблему с дефицитом IT-кадров за счет привлечения citizen developers — разработчиков без высоких навыков программирования;
  • ускорять цифровую трансформацию бизнеса в целом, сокращая Time-to-Market для новых продуктов; 
  • увеличивать процент автоматизации бизнес-процессов самостоятельно – без помощи вендора;
  • использовать библиотеку готовых конфигураций для создания новых решений. 

При работе по выявлению проблемных мест в бизнес-процессах на Case Platform базовым преимуществом становится использование low-code технологий, лежащих в основе платформы:

  • Визуальный дашборд процессов позволяет видеть их реальный ход и структуру, давая возможность управлять процессами и оптимизировать их. 
  • Дополнительным бонусом становится подробная структура логирования прохождений всех экземпляров процессов и подпроцессов. 

Также BPM-системы на платформе ускоренной разработки Case Platform способны выявлять недостатки бизнес-процессов за счет использования технологии Process Mining. Процессная аналитика дает возможность проводить непрерывный поэтапный скрининг процессов компании:

  • структурно собирать «живые» данные из внутренних и внешних систем; 
  • фильтровать их, отсекая информационный «мусор»; 
  • моделировать схемы процессов, наглядно визуализируя взаимосвязи в логах; 
  • проводить их глубокий анализ и оптимизировать.