Как бизнес-процессы помогают компании расти и минимизировать риски

Оптимизация – залог успешного развития бизнеса. Функционирование каждой компании строится на множестве процессов, каждый из которых включает в себя цепь последовательных событий. Некоторые из них могут нуждаться в оптимизации. 

Устранение всего одного лишнего, избыточного события в ключевом процессе позволит добиться значительных изменений, а в долгосрочной перспективе оптимизация позволяет обеспечить компании стабильную прибыль и постоянный рост. Но это сложная задача – необходимо выделить все бизнес-процессы, изучить их, провести тщательный анализ и выявить точки роста. 

Что такое бизнес-процессы?

Бизнес-процессы — это последовательность действий, которая многократно повторяется с целью достижения одного и того же конкретного результата.

Бизнес-процессы можно разделить на четыре группы:

• основные, операционные – те, что связаны со сферой деятельности бизнеса и направлены на получение прибыли;
• вспомогательные – не приносят компании прибыль, но необходимы для поддержания ее работы;
• управленческие – связаны с управлением любыми процессами в организации;
• процессы развития – необходимы для повышения эффективности, а в перспективе и для масштабирования бизнеса. 

В качестве примера можно привести предприятие, которое занимается производством какого-либо товара. К основным процессам в таком случае можно отнести весь цикл производства, а также продажу этого товара клиенту компании. 

Основная деятельность компании невозможна без вспомогательных процессов. В данном случае это бухгалтерский учет, решение юридических вопросов, работа с персоналом, техническая поддержка информационных систем компании – например, CRM-систем. Выполнение этих задач требует расходов и не приносит доход, но без них успешное ведение бизнеса становится практически невозможным. 

Для масштабирования бизнеса потребуются нововведения – например, внедрение новых, более совершенных и эффективных технологий, автоматизация производства. Благодаря такому развитию компания сможет расти через увеличение объемов производства. По мере масштабирования предприятия и связанного с ним расширения штата потребуются управленческие решения – найм новых сотрудников, контроль ключевых показателей, изменение организационной структуры, развитие профессиональных навыков команды и другие нововведения. Это – управленческие процессы. 

Аналитика позволяет руководителю находить слабые стороны бизнеса – процессы, нуждающиеся в оптимизации. Такие слабые места – одна из ключевых причин низкой коммерческой эффективности бизнеса. В качестве меры решения этих проблем можно использовать автоматизацию существующихрутинных действий, от обработки заявок до завершения сотрудничества, или другие меры. 

Для чего нужен анализ бизнес-процессов?

Основная цель аналитики и управления бизнес-процессами – их оптимизация. Анализ позволяет оценить, насколько эффективно и результативно функционируют различные процессы в организации. Он позволяет найти узкие места – операции, снижающие эффективность конкретного процесса. Такие точки значительно увеличивают расход ресурсов, зачастую они связаны с наличием неэффективных и избыточных действий. Процессная аналитика поможет понять, где можно ввести улучшения. 

Основные цели анализа

• Повышение эффективности. Аналитические инструменты и методы помогают определить, какие процессы требуют изменений. Внесение изменений позволяет значительно снизить затраты, ускорить выполнение задач или уменьшить количество ошибок в процессе их выполнения. 
• Оптимизация. Исследование позволяет выявить, какие ресурсы (время, деньги, сотрудники) используются неэффективно, а также перераспределить их для достижения лучших результатов.
• Повышение качества. Путем улучшения бизнес-процессов можно повысить качество продуктов и услуг, что напрямую влияет на удовлетворенность клиентов и конкурентоспособность компании.
• Управление рисками. Анализ подсвечивает потенциальные риски, на основании полученных данных необходимо принять меры по их минимизации.
• Автоматизация. Оценив текущие процессы, организация может определить, какие из них можно автоматизировать с помощью новых технологий, чтобы повысить скорость и точность их выполнения.
• Соответствие стандартам. Анализ помогает убедиться, что процессы соответствуют внутренним и внешним нормативным требованиям, стандартам качества и законодательству.
• Ведение стратегического планирования. Разработка эффективных бизнес-процессов может стать основой для долгосрочной стратегии компании, обеспечить ее рост и развитие.
• Адаптация к изменениям. В условиях динамичной рыночной среды анализ помогает организации гибко реагировать на любые изменения, будь то появление новых технологий, изменения в законодательстве или в предпочтениях клиентов.

Качественная аналитическая работа способствует устойчивому росту компании, повышению ее производительности и улучшению качества обслуживания клиентов. Анализ может помочь обнаружить новые возможности для внедрения полезных инноваций в процессах, что, в свою очередь, способствует повышению конкурентоспособности и устойчивости бизнеса.

Управление бизнес-процессами: специалисты и инструменты

Бизнес-аналитика требует серьезного системного подхода. Решением задач в сфере анализа бизнес-процессов занимаются квалифицированные специалисты, в крупных компаниях – целые отделы. 

Найм специалистов связан с рядом рисков – сложно найти квалифицированного аналитика, эксперта, владеющего необходимыми методами и моделями. Его можно обучить – но потребуется время и ресурсы. Кроме того, важно учесть рост издержек в связи с содержанием новых штатных единиц. Высок риск ошибки вследствие человеческого фактора – некорректное использование аналитических методов и подходов может привести к получению неточных данных и принятию неверных управленческих решений. 

Благодаря современным аналитическим инструментам вопрос поиска и найма специалистов стоит уже не так остро. Вы можете делегировать задачу специальному инструменту – системе интеллектуального анализа бизнес-процессов PROCESS MINING.

Работа с системой PROCESS MINING построена по определенному алгоритму, разделенному на этапы. Вы загружаете в систему все необходимые для ее работы данные – а система в автоматическом режиме, в соответствии с отлаженной и точной методологией выполняет следующие операции:

• первичная оценка и систематизация данных в системе;
• анализ процессов и составляющих их событий;
• построение схемы для каждого процесса по шагам и общей схемы взаимодействия. 

В итоге вы получите структурированную информацию в виде графиков и дашбордов – наглядность данных обеспечивают мощные инструменты визуализации. Технология позволяет выявить как явные, так и скрытые недостатки, обнаружить проблемные места в привычном течении бизнес-процессов, обнаружить возможности оптимизации и автоматизации. Итог – снижение общих издержек вашего бизнеса. 

Инструмент позволит выявить слабые места и оптимизировать процессы, эффективность которых можно повысить. Система проста в освоении и позволяет значительно сократить затраты времени и труда по сравнению с проведением анализа вручную. Вы можете подключить ее сейчас – и оценить результат анализа уже сегодня! 

Процедуру анализа необходимо повторять регулярно – это позволит отследить эффективность принятых мер и поможет вести дальнейшую оптимизацию бизнеса.