Как безболезненно внедрить BPM-систему

BPM-система (или Система Управления Бизнес-процессами) – это мощный инструмент для оптимизации и автоматизации бизнеса. Интерес к BPM-системам и другим приложениям для бизнеса постоянно растет: этому способствует как необходимость автоматизировать бизнес-процессы, так и тренд на импортозамещение ПО – отечественный бизнес массово отказывается от иностранных IT-решений и стремится заменить их отечественными приложениями.

Low-code решение

Разработка собственных корпоративных решений классическими методами под силу не каждой компании – на это требуются огромные финансовые затраты, возникает необходимость найма и поддержки штата it-специалистов. Сам процесс разработки – это долгие месяцы кропотливой работы.

На помощь приходят low-code технологии. С помощью low-code платформы Case Platform можно в кратчайшие сроки собрать собственное решение из готовых удобных блоков. Такие продукты помогают компании постепенно отказаться от использования стороннего, в том числе иностранного ПО.

Что может ваша BPM-система?

• Повысить эффективность работы как всей компании, так и отдельных подразделений.
• Повысить качество продукции или услуг.
• Усовершенствовать процесс коммуникации с клиентами.

Ни одно стороннее решение не сравнится с тем, которое было разработано индивидуально – с учетом специфики вашего бизнеса. Кастомизированная система – путь к наивысшим показателям эффективности бизнеса.

Внедрение

Важно понимать, что внедрение BPM-системы – это серьезный шаг, который потребует от руководства компании времени и системного подхода. Для удобства этот процесс можно разделить на шаги.

Шаг 1. Анализ и планирование

Первым шагом при внедрении BPM-системы является проведение аудита текущих бизнес-процессов на предприятии. Необходимо определить:

• как протекают основные процессы;
• в какой последовательности они протекают;
• кто в них участвуют и какие у участников роли.

Кроме того, важно выявить существующие и возможные проблемы.
На основе проведенного анализа можно будет разработать план внедрения BPM-системы. Определите приоритетные процессы, усовершенствование которых требуется в ближайшее время.

Определите «узкие места» – операции, которые по тем или иным причинам снижают эффективность работы предприятия: тормозят цепочку работы (принятия решений) или и вовсе являются излишними. Их следует оптимизировать. Некоторые рутинные задачи можно автоматизировать – но важно предварительно просчитать выгоды и риски такого решения.

Шаг 2. Выбор подходящей BPM-системы

Вы можете выбрать подходящую BPM-систему для предприятия среди коробочных решений, но у этого пути есть свои недостатки. Важно учесть требования и потребности организации, а также возможности и гибкость выбранной системы. Коробочные решения не всегда подходят компании, поскольку не все из них обладают достаточной гибкостью в настройках и функциях. Оптимальный выход из ситуации – создание собственного продукта с помощью low-code технологий.

Low-code платформа – возможность создать кастомизированное приложение, которое построено в полном соответствии с задачами вашего бизнеса и учитывает все бизнес-процессы. При этом разработка BPM-системы не потребует привлечения штата программистов, будет проведена в сжатые сроки и даст возможность вносить изменения по мере развития бизнеса, трансформации внутренних потребностей компании или рынка в целом.

Шаг 3. Подготовка персонала

Внедрение новой системы требует подготовки персонала. Необходимо провести обучение сотрудников, которые будут использовать систему. Иначе – не избежать ошибок и сбоев в работе, а потому этот шаг нельзя пропускать. Более того – он является одним из самых важных.

Case Platform – это не только конструктор для сайтов. Мы также можем предложить своим клиентам продуманную систему обучения, которая позволит вашим специалистам в кратчайшие сроки приобрести нужные компетенции и погрузиться в работу с новым инструментом.

Мы понимаем, что обучение должно включать в себя ознакомление со строением и функциями системы, основными процессами и ролями. Теории будет мало – следует запустить и практическую работу с системой. Практика поможет пользователям быстрее освоиться и начать использовать новый инструмент.

Шаг 4. Запуск в тестовом режиме

Тестовый режим запуска поможет вам понять, как работает система на практике: удобна ли она для пользователей, насколько им просто взаимодействовать с новым инструментом. 

При необходимости вы сможете внести изменения как в структуру, так и в интерфейс продукта. Это поможет адаптировать его к применению на практике. После этого систему можно будет запустить в рабочем режиме.

Шаг 5. Анализ результатов

По мере внедрения BPM-системы необходимо проводить мониторинг и анализировать результаты ее работы. Это поможет вовремя вносить коррективы в процесс взаимодействия пользователей и продукта.

При необходимости систему можно масштабировать. На платформе Case Platform вы сможете без ограничений расширять функциональность системы, привлекая собственных специалистов, работающих на любых распространенных языках – Java, Python, Scala и др. Ваш бизнес будет расти – и система вырастет вместе с ним.