Цифровая зрелость бизнеса: когда и как начинать автоматизацию процессов?

 Артем Белычев, директор по развитию Case Studio 

Почему многие компании до сих пор не решаются на внедрение платформ для управления процессами? Обязательно ли для этого нужен бурный рост бизнеса? Или оцифровку процессов имеет смысл начинать в любом случае для повышения эффективности?

Многие компании до сих пор не решаются на внедрение платформ для управления процессами. Во-первых, такие компании зачастую не достигли уровня цифровой зрелости. Это ситуация, когда компания не осознает, как эффективно управлять своими процессами. Есть понимание, что существуют точки оптимизации и возможности для перевода некоторых ручных функций в цифровой формат, однако реализация этих изменений вызывает затруднения. Консалтинг и процесс цифровизации могут быть достаточно дорогими, и компании необходимо четко осознавать цель, которую они стремятся достичь.

Часто компании испытывают сомнения касательно охвата всего спектра задач, что мешает им приступить к внедрению. У них появляются «горящие» проблемы, но они не знают, с чего начать. Здесь важно обратить внимание на методологию и подход. Задачи можно разбивать на части: начинать с наименее критичных сервисов, автоматизировать их, получать определённый эффект и потом переходить к следующим этапам. Это длительный процесс, но вполне выполнимый.

Еще один подход заключается в том, что если процессы в компании ещё не укоренились или соответствуют среднерыночным стандартам и меняются редко, то вопрос цифровизации может не сводиться к внедрению платформенных решений, а скорее к адаптации коробочных решений. В некоторых случаях проще перестроить компанию под уже готовое решение, чем подстраивать стандартное решение под уникальные процессы компании.

Есть мнение, что не стоит торопиться с автоматизацией процессов, пока они не устоятся в ходе реальной работы. Якобы нельзя сразу спроектировать и зафиксировать бизнес-процесс, нужна практика. Вы согласны с этой точкой зрения?

Действительно, существует мнение, что автоматизировать неустоявшиеся процессы сложно. Это мнение в целом справедливо. Однако важно понимать, что процессы всегда изменяются, и управлять этими изменениями – вот в чем на самом деле заключается задача. Проблема не столько в автоматизации нестабильного процесса, сколько в том, как эффективно управлять этими изменениями.

Компании сталкиваются с трудностями именно в управлении изменениями, а не в самих процессах. Когда они пытаются автоматизировать процесс, который еще не устоялся, возникают накладные расходы, связанные с необходимостью одновременно адаптировать процесс и внедрять автоматизацию. В этом контексте важным аспектом становится зрелость менеджмента и компетенции тех людей, которые могут руководить этими процессами.

Если человек всего лишь занимается бизнесом, он может постоянно добавлять новые изменения в общий объем работ. В результате объем задач начинает неограниченно раздуваться, при этом отсутствует приоритизация. Это приводит к тому, что команда «закапывается» под напором новых задач и не справляется с ними.

Ключевым моментом становится наличие в проектном офисе или у заказчика человека, который сможет управлять всеми изменениями. Такой специалист должен уметь остановить поток новых идей и сказать: «Давайте расставим приоритеты, выделим, что для нас важно. Это мы сделаем, а развитие сформулируем так, как нужно». Правильный проектный подход заключается именно в этом.

На практике же в 80% случаев бизнес начинает генерировать множество идей, не расставляя приоритетов, и пытается втиснуть их все в процесс разработки. Это не приводит к увеличению ресурсов, а, наоборот, затрудняет реализацию проекта, который не может поспевать за собственными изменениями. Таким образом, вопрос управления становится более критичным, чем сама автоматизация. Здесь важны зрелый подход и грамотное управление процессами автоматизации.

Что могло бы подтолкнуть бизнес в России к более активному внедрению BPM-платформ и вообще цифровизации внутренних процессов? Как простимулировать инвестиции в эту сферу?

Внедрение цифровизации в значительной степени подталкивается сокращением численности рабочей силы. Нехватка кадров заставляет компании переходить к автоматизации процессов. В нашей стране было принято заменять определённый уровень специалистов приезжими работниками, но сейчас наблюдаются тенденции к роботизации.

Отдельно стоит упомянуть о системах BPM. Здесь возникает вопрос зрелости процессов: BPM эффективно работает там, где процессы уже хорошо сформированы. Если у вас нет четкого пути взаимодействия между подразделениями или планирования, BPM не сможет решить ваши проблемы. Мы сталкиваемся с тем, что в нашей стране процессы часто не регламентируются, и это усложняет их автоматизацию.

В малом и среднем бизнесе процессы зачастую не отточены, что приводит к микроменеджменту. В крупном бизнесе процессы начинают появляться, разрабатываются регламенты, но зачастую они написаны таким образом, что допускают множество интерпретаций и не описывают процессы в целом или делают это крайне некачественно.

В этом контексте важна синергия. У нас еще недостаточно развиты грамотные консультации по описанию и анализу бизнес-процессов. Именно такие специалисты, способные четко описать текущую ситуацию, выявить точки оптимизации и предложить пути развития, на самом деле ценятся на вес золота.

Когда процесс уже сформирован, появляется возможность внедрения BPM. Он может быть оцифрован и интегрирован в бизнес-логику, что позволяет эффективно реализовывать автоматизацию и оптимизацию процессов.